In genere se il vostro titolo di lavoro è "" Meeting Planner, "Event Coordinator" "Program Director" si prevede incontri, sia interno o esterno, su base regolare. Alcuni meeting planner che lavorano per le grandi imprese e le associazioni sono Certified Meeting Professionals e hanno gruppi di persone con cui lavorano per la pianificazione dei loro incontri con ogni membro del team responsabile di un diverso aspetto della progettazione. Se tuttavia si sta pianificando un incontro per la prima volta e si è sicuri su come iniziare, ci sono alcune aree chiave si dovrebbero focus on. Set-up un foglio di lavoro e iniziare a raccogliere informazioni e rispondendo alle seguenti domande:
1. Il nome della società , associazione o il servizio che l'incontro è previsto per.
2. Che tipo di evento si tratta? vale a dire incontro nazionale di vendita, cliente conferenza.
3. Qual è l'obiettivo della riunione?
4. Avrai un tema per la riunione?
5. Quale sarà l'evento costituito cioè di apertura / chiusura keynote speaker, intrattenimento pranzo, sessioni di breakout, seminari, cocktail party. Ogni segmento deve essere organizzato separatamente e poi incorporato nel caso generale.
6. Il numero di giorni della manifestazione si svolgerà su. Vieni con una timeline.
7. Data della manifestazione. Vieni con una data e hanno preferito scelte secondo e terzo.
8. data di inizio della AM o PM e la data e l'ora che la riunione sarà finita.
9. Dimensione della manifestazione. Come molti partecipanti si aspetta?
10. Controlla il calendario per assicurarsi che la data è libero di conflitto con le feste religiose, eventi altra industria, ecc
11. Determinare il bilancio che si sta lavorando.
12. Mettete insieme un piano per la pubblicità , la promozione e la pubblicità .
13. Posizione - dove si terrà la riunione? Avrai la riunione in un centro congressi, hotel, resort, di proprietà storica?
14. Se l'incontro sarà off-site sarà locale, in un altro paese o città o in un altro Stato?
15. visite del sito può essere, al fine di aiutare a determinare la posizione migliore per la vostra riunione. Una volta scelto il sito d'incontri, determinare come le camere e quante sale sarà richiesto.
16. Avviare la pianificazione per i pasti e alimenti / bevande che saranno disponibili in loco.
17. Attrezzature audio visive e sonore. Quale sarà richiesto? Volete utilizzare i servizi forniti dalla struttura di cui si hanno i vostri meeting o lavorare con fornitori esterni?
18. Entertainment - sarà divertimento a volontà , acquistate e far parte della vostra riunione o essere fornito di fuori del sito?
19. Trasporti - persone / merci.
20. Assicurazione
21. Stima del costo complessivo.
Se c'è un sito web con una pagina di set-up dove siete la pubblicità dei vostri meeting o un evento, è davvero utile di tenere aggiornata l'informazione vi può tenere membri potenziali o membri sugli sviluppi come punto i dettagli rispettive date ie, l'ubicazione, la facilità , sulla zona circostante, la riunione del giorno. Pensare attentamente tutto attraverso e attenzione al dettaglio in tutto il processo di pianificazione contribuirà a garantire un evento di grande successo e memorabile.
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